Opgave efficiënte inrichting organisatie

Doelgericht werken
Als waterschap vervullen we met ons vakmanschap een cruciale rol in de samenleving. Het is daarom belangrijk om de kwaliteit van werken op peil te houden. We verbeteren voortdurend en stellen onze opgaven centraal. We weten elkaar te vinden. We hebben helder wie opdrachtgever is en wie opdrachtnemer is. Onder het motto H2O (helder, samen en ontwikkelen) investeren we in elkaar en in goed samenwerken. Ook met andere overheden.

Op weg naar een ‘overheid 3.0’
In 2021 gaat we verder op de ingeslagen weg van vernieuwing. De afgelopen jaren is al ervaring opgedaan met opgavegericht werken. In 2021 voeren we de nieuwe organisatiestructuur in. We zetten in op gebiedsgericht denken en werken. We werken steeds slimmer; onder andere door verder te digitaliseren. Door dit alles groeit ons vermogen om Wetterskip Fryslân op een financieel gezonde manier te vernieuwen en doelgericht te blijven werken. Daarmee ontwikkelt onze organisatie zich de komende jaren tot een ’overheid 3.0’. Dat betekent dat we een ketenorganisatie zijn die wendbaar, slim en klantgericht is. Om onze organisatie slagvaardiger te maken, verruilen we de clusters voor vakgroepen. Dit maakt dat we beter en efficiënter op inhoud kunnen samenwerken.

Besparingen realiseren door slim en doelgericht werken
Voor de komende vier jaar realiseert onze organisatie € 6 miljoen bruto aan structurele besparingen door slimmer en meer doelgericht te gaan werken. Daarvan gebruiken we € 1,5 miljoen voor investeringen die nodig zijn.

We intensiveren een aantal lopende besparingsprogramma’s en starten met nieuwe. Bij de bestaande programma’s gaat het om voortdurend verbeteren (‘lean’), digitale transformatie, inrichten van een ‘agile’ (behendige) ontwikkelorganisatie, optimaliseren van procesketens en de informatieverwerking daarbinnen, gebiedsgericht werken en externe samenwerking.

De digitale transformatie gaat onze hele organisatie aan. We voelen ons organisatiebreed hiervoor verantwoordelijk.
·Het bestuur en de organisatie ervaren de meerwaarde van digitaliseren en zien de mogelijkheden die digitalisering kan bieden voor hun werk.
·We hebben bij onze opgaven en bedrijfsvoering processen onze informatiebehoefte waarop wij sturen goed in beeld.
·We maken de organisatie bewust om te sturen op gebiedsgerichte informatie.
·We sluiten aan bij de aanpak en programmering van landelijke acties die uit het plan van het Rijk ‘digitale dienstverlening op orde’ komen.

Digitalisering
Onder andere de klimaatverandering zorgt voor meer digitale uitdagingen in het waterbeheer. Nieuwe digitale technologieën bieden de waterschappen mogelijkheden om adequater te kunnen reageren op bijvoorbeeld te veel water, te weinig water of verzilting. De waterschappen hebben digitale transformatie daarom hoog op de agenda staan.

In 2021 maken we onze organisatie digitaal bewuster. We vertalen dat in een programmaplan met de volgende uitgangspunten:
De digitale transformatie gaat onze hele organisatie aan. We voelen ons organisatiebreed hiervoor verantwoordelijk.

• Het bestuur en de organisatie ervaren de meerwaarde van digitaliseren en zien de mogelijkheden die digitalisering kan bieden voor hun werk.
• We hebben bij onze opgaven en bedrijfsvoering processen onze informatiebehoefte waarop wij sturen goed in beeld.
• We maken de organisatie bewust om te sturen op gebiedsgerichte informatie.
• We sluiten aan bij de aanpak en programmering van landelijke acties die uit het plan van het Rijk ‘digitale dienstverlening op orde’ komen.

We doen ons werk slimmer
Onze waterschapsprocessen gaan we steeds slimmer doen. We onderzoeken waar we binnen onze werkprocessen kunnen automatiseren en informatie kunnen delen met onze omgeving.

Datagedreven werken
Dit doen we onder andere bij ons schouwproces. In 2021 willen we met gebruikmaking van onder andere satellietdata het totale gebied schouwen. Daardoor kunnen we het schouwen slimmer, sneller en goedkoper doen.  
Ook gaan we in 2021 werken aan voorspellend onderhoud. Dit betekent dat we weten wanneer een asset aan vervanging toe is, of dat revisie een optie is voor het verlengen van de levensduur. Door vroegtijdig onderhoud in te schatten, voorkomen we schades en defecten die het beheer van het watersysteem en RWZI in gevaar kunnen brengen.

Digitale transparantie
We gaan in 2021 verder werken aan digitale transparantie. We ontwikkelen dashboards met managementinformatie. Zo kunnen we beter rapporteren en sturen. Daarbij gaat het om financiële informatie, maar ook om data over onze kernthema´s schoon, voldoende en veilig. Met als uitgangspunt dat de informatie op elk moment en op elke plaats beschikbaar is.

Digitaal toegankelijkheid
Het versterken van de dienstverlening is een continu proces. Immers de (snelle) technologie en communicatieve ontwikkelingen vragen om een passende en actuele dienstverlening. Standaard producten zullen we steeds meer digitaal aanbieden. Daardoor zullen telefonische aanvragen verminderen. Overzichtelijke websites verbeteren de vindbaarheid van producten, zodat onze klanten slechts met een aantal muisklikken kunnen vinden wat ze nodig hebben.

Digitaal doen
We nemen de medewerkers en het bestuur mee in de impact van digitalisering en het gebruik van technologie. Ook werken we aan een digitaalvaardige organisatie. Dit doen we onder meer door het aanbieden van digitale colleges.

Versterken van de samenwerken
Bij het verslimmen van onze waterschapsprocessen kunnen we veel leren van ervaringen elders en andersom. Daarom zetten we proactief in op interne en externe samenwerking om onze kennis en ervaring te met anderen te delen.

Realtime data
Wettelijke verplichtingen op grond van de Omgevingswet, de zorgplicht primaire waterkeringen en de basisregistraties ondergrond en grootschalige topografie. Al deze verplichtingen  stellen nieuwe eisen aan de legger en het beheerregister en andere registraties.
Daarom zetten we in 2021 in op het ordenen en borgen van gegevens en de processen. We gaan de gegevens van het waterschap nog beter uniformeren, actualiseren, bundelen en vindbaar maken. De interne organisatie, maar ook  externe partijen kunnen de informatie zo eenvoudiger gebruiken.

We ontwikkelen onze medewerkers
We vinden het belangrijk om de kwaliteit van werken op peil te houden. Daarom investeren we de komende jaren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Op twee manieren:

1. Loopbaanbestendig: wij willen medewerkers in staat stellen om hun talent optimaal in te zetten. En we willen ze gezond, met plezier en productief laten werken. We zetten medewerkers met hun talenten op het juiste moment in hun loopbaan in voor werk dat past bij hun levensfase, persoonlijke kwaliteiten en omstandigheden.
2. Levenslang ontwikkelen: de organisatie van het werk verandert door technologische veranderingen en toenemende digitalisering. Daarmee verdwijnen er werkzaamheden. Maar er ontstaan ook nieuwe. Dit vraagt voortdurend aandacht voor verbeteren, veranderen, vernieuwen en blijven anticiperen. Medewerkers moeten wendbaar en weerbaar zijn en blijven.

Bij een moderne overheidsorganisatie hoort een werkomgeving waar werknemer en leidinggevende elkaar regelmatig spreken over duurzame inzetbaarheid, ontwikkeling, te behalen resultaten en de voortgang daarvan. De leidinggevende faciliteert en coacht de werknemer bij het behalen van resultaten en ontwikkelafspraken.

Bij een moderne overheidsorganisatie hoort ook een moderne manier van belonen. De basis voor onze primaire arbeidsvoorwaarde ligt in onze cao. Bij het samenwerken in het nieuwe bedrijfsmodel passen waarderende gespreksvaardigheden, 360 graden feedforward en een passende richtlijn voor waarderend en motiverend belonen.

Verjongen personeelsbestand
De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers is inmiddels gedaald naar 50 jaar. We willen het personeelsbestand verder verjongen door de komende jaren jongere medewerkers (tot 35 jaar) aan te trekken. Ook willen we adequaat inspelen op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Met name op het verwachte krappe aanbod van technisch personeel.

Werkplekken voor mensen met arbeidsbeperking
In de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten is aangegeven hoeveel werkplekken we moeten bieden voor mensen met een arbeidsbeperking. Met het oprichten van Grienskip - een samenwerkingsverband tussen Wetterskip Fryslân, Caparis en Empatec - voldoen we aan dit quotum. Neemt niet weg dat we ook op andere plekken binnen onze organisatie voor deze doelgroep zoeken naar een stageplaats of (tijdelijke) werkplek.